当日欠勤する場合の理由と伝え方｜状況別の例文とシフト制勤務の場合の注意点

朝起きたら熱がある、家族が急に体調を崩した、電車が止まっている。当日欠勤を伝えなければならない場面は、働いていれば誰にでも起こります。

当日欠勤の連絡は、理由そのものよりも何をどこまで伝えるかで職場の動きが変わります。特に医療・介護・保育のようなシフト制の職場では、欠勤がその日の人員配置に直結するため、一般的な会社員向けの手順とは連絡先も時間も異なります。

この記事では、状況別の当日欠勤の理由と伝え方の例文、連絡で必ず伝える4つのこと、シフト制の職場での注意点、そして当日欠勤が有給休暇になるのかという給与の扱いまでを整理します。

【状況別】当日欠勤の理由と伝え方の例文

当日欠勤の理由は、正直に伝えることが前提です。虚偽の申告は、あとで説明がつかなくなるだけでなく、繰り返せば職場との信頼関係そのものを損ないます。

伝え方には型があります。「症状・状況」→「本日の出勤可否」→「引き継ぎ」の順に並べると、短い電話でも必要な情報が過不足なく伝わります。以下の例文は、そのまま口頭で使える長さにしてあります。

自分の体調不良

最も多い理由ですが、「体調が悪くて」だけでは相手に判断材料が渡りません。症状と受診の予定を添えると、復帰の見込みが立てやすくなります。

発熱や嘔吐・下痢など感染性が疑われる症状の場合は、その旨をはっきり伝えます。

医療・介護・保育の職場では、無理に出勤することが利用者さんや患者さんへの感染リスクにつながるため、症状を正確に伝えることが休む理由の説得力になります。

生理による体調不良

労働基準法第68条には、生理日の就業が著しく困難な女性が休暇を請求した場合、その人を就業させてはならないと定められています。いわゆる生理休暇で、半日単位・時間単位での請求も認められています。

実際には請求しづらい雰囲気の職場も多く、体調不良として伝えている人もいます。制度としては請求できるものであること、そして就業規則で日数を限定することはできないことを知っておくと、選択肢が一つ増えます。

家族の急病・看病

家族の看病で休む場合、子どもが対象であれば子の看護等休暇を使える可能性があります。2025年4月から対象が小学3年生修了までに広がり、取得できる日数は子が1人なら1年に5日まで、2人以上なら10日までです。1時間単位でも取得できます。

取得の理由も広がりました。病気やけがの看護、予防接種・健康診断の受診に加えて、感染症による学級閉鎖への対応、入園式・卒園式・入学式への参列も対象です。

家族の介護

要介護状態にある家族の介護や世話のために休む場合は、介護休暇の対象になります。対象家族が1人なら1年に5日まで、2人以上なら10日まで取得でき、1日単位でも時間単位でも取得できます。

対象となる家族の範囲は、育児・介護休業法で7つの続柄が定められています。

忌引き

親族が亡くなった場合の忌引き休暇は、法律で定められた休暇ではありません。会社が就業規則で独自に設ける慶弔休暇などの特別休暇にあたり、日数も対象となる親族の範囲も職場ごとに異なります。

厚生労働省の令和7年就労条件総合調査によると、法定休暇以外の特別休暇制度がある企業は60.3%です。制度がない職場では、年次有給休暇を使うか欠勤扱いになります。

交通機関の乱れ・事故

電車の遅延や運転見合わせの場合は、まず遅刻で済むのか欠勤になるのかを見極めます。振替輸送や別ルートで出勤できるなら、到着見込み時刻を伝えて遅刻扱いにしてもらうほうが職場の負担は小さくなります。

駅で発行される遅延証明書は、あとから提出を求められることがあります。可能であれば受け取っておくと安心です。

自宅の設備トラブル

水漏れや漏電、鍵の紛失など、自宅を離れられない事情もあります。この場合は復旧の見込み時間を具体的に伝えることが要点です。業者の到着待ちなのか、復旧作業に半日かかるのかで、職場の判断は変わります。

参考：e-Gov法令検索「労働基準法」 ／ 和歌山労働局「生理日の就業が著しく困難な女性に対する措置（第68条）」 ／ 厚生労働省「子の看護等休暇｜育児休業制度特設サイト｜厚生労働省」 ／ 厚生労働省「介護休暇｜介護休業制度特設サイト｜厚生労働省」 ／ 厚生労働省「令和７(2025)年就労条件総合調査　結果の概況」

当日欠勤の連絡で必ず伝える4つのこと

例文をそのまま使える状況は限られます。実際に困るのは「何を言えば連絡として足りるのか」という部分です。伝えるべき内容を型として持っておけば、自分の状況に合わせて組み立てられます。

慌てて電話をかけると、理由だけ伝えて切ってしまいがちです。次の4つが揃っていれば、当日欠勤の連絡としては成立します。

欠勤する理由と現在の状況

理由は端的で構いませんが、現在どうなっているかまで添えると伝わり方が変わります。「熱があります」だけでなく「38度台で、これから受診します」まで言えば、相手は今日一日の見通しを立てられます。

診断名や詳しい病状を説明する必要はありません。就業できる状態かどうかが判断できれば十分です。

本日の出勤可否と復帰の見込み

一日休むのか、午後から出られるのか、明日は出勤できそうなのかを伝えます。この情報がないと、職場は代替要員を半日分だけ手配すればよいのか、翌日以降も必要なのかを判断できません。

見込みが立たない場合は、「受診してから判断します」と正直に伝えるほうが誠実です。無理に「明日は出ます」と言って連日休むことになるほうが、職場の混乱は大きくなります。

引き継ぐ業務と対応状況

その日に自分が担当する予定だった業務のうち、他の人に引き継ぐ必要があるものを挙げます。期限が当日のもの、自分しか状況を把握していないものが優先です。

「すでに終わっているので対応不要」という情報も、引き継ぎとしては有効です。相手が探し回る手間を減らせます。

次に連絡できる時間

見落とされやすいものの、実務上いちばん役に立つのがこの一言です。「12時ごろに、受診の結果をふまえてまたご連絡します」と伝えておけば、職場はそれまで判断を保留できます。

連絡が途絶えると、職場は状況が分からないまま何度も電話をかけることになります。次の連絡時間を自分から示すことが、連絡回数を減らす最も確実な方法です。

連絡の手段・タイミング・相手

伝える内容が決まったら、次はどう伝えるかです。前提として、連絡手段や連絡先が職場のルールで決まっている場合は、そちらが優先されます。ここで挙げるのは、ルールが特に定められていない場合の一般的な目安です。

電話が基本とされる理由

当日欠勤の連絡が電話とされることが多いのは、確実に相手に届いたことをその場で確認できるからです。始業直前はメールやチャットを開く余裕がなく、送信しても気づかれない可能性があります。

また、引き継ぎの指示や代替要員の確認は、その場でやり取りしたほうが早く引き継ぐとこができます。急ぎの用件ほど電話が向いているというだけで、電話でなければ非常識という意味ではありません。

連絡する時間の目安

始業時刻の前に連絡を入れるのが原則です。目安としては始業の30分前ごろですが、早すぎても誰も出勤していない可能性があります。事務所に人がいる時間帯を平時に把握しておくと迷いません。

始業後の連絡になってしまった場合も、気まずさから先延ばしにせず、気づいた時点ですぐ連絡します。連絡がないまま休むと無断欠勤とみなされ、就業規則上の懲戒の対象になり得ます。

連絡する相手

原則は直属の上司です。同僚に伝言を頼むと、伝わる内容が変わったり、そもそも伝わらなかったりします。

ただし職場によっては、その日の責任者やシフト管理の担当者に直接連絡するルールが定められていることがあります。

始業・終業の時刻や休暇に関する事項は就業規則の必要記載事項にあたるため、欠勤時の連絡ルールも就業規則や職員向けのマニュアルに書かれていることが多いです。

メールやチャットで連絡してよい場合

職場のルールや、そのときの状況によっては、メールやチャットで連絡しても問題ありません。

その場合も、相手が読んだかどうかを確認できるまでが連絡です。既読や返信がないうちは、時間をおいて電話を入れるか、別の手段を併用します。

参考：栃木労働局「就業規則の作成・変更・届出の義務（第89条、第90条、第92条）」

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シフト制の職場で当日欠勤するときの注意点

医療・介護・保育のようなシフト制の職場では、当日欠勤がその日の人員配置に直結します。日勤中心の会社員向けの手順にはほとんど書かれていない実務があります。

厚生労働省は、労働契約の締結時点では労働日や労働時間を確定的に定めず、一定期間ごとに作成される勤務シフトなどで初めて具体的な労働日が決まる形態を「シフト制」としています。その日誰が入るかが直前まで動く前提の働き方であるため、欠勤の連絡も一般の職場とは扱いが変わります。

連絡先はシフトを管理する担当者

直属の上司が休みでシフトに入っていない、という状況はシフト制では日常的に起こります。そのため、欠勤の連絡先を「その日の責任者」や「リーダー」と定めている職場があります。

病棟であれば当日の日勤リーダー、施設であればフロア責任者、といった具合です。上司の携帯に連絡しても、その人が休みであれば代替要員の手配は始まりません。

誰に連絡するかは、体調を崩してから調べるものではありません。就業前の平時に、欠勤時の連絡先と連絡手段を確認しておきます。

代替要員の調整を誰が行うか

ここも職場によって大きく分かれます。管理者やシフト作成者が調整するルールの職場もあれば、本人が同僚に直接交代を依頼するルールの職場もあります。

後者の場合、欠勤の連絡だけして交代の依頼をしていないと、当日になって人手が足りないことが判明します。自分の職場がどちらの運用なのかは、平時に確認しておくべき事項です。

夜勤や早番のシフトで欠勤する場合

夜勤や早番は、連絡が必要な時間帯が通常の始業前とは異なります。

早番であれば始業が7時台ということもあり、その30分前に事務所に人がいるとは限りません。夜勤であれば勤務開始は夕方ですが、体調不良に気づくのは日中です。勤務開始の直前ではなく、出勤できないと分かった時点で連絡するほうが、代替要員を探す時間を確保できます。

夜勤帯は日中の管理者が不在のため、連絡先が日勤帯と異なる職場もあります。どの時間帯に誰へ連絡するかを分けて把握しておくと、いざというときに迷いません。

参考：厚生労働省「いわゆる「シフト制」について」

当日欠勤は有給休暇になる？

当日欠勤で気になるのが給与の扱いです。結論から言えば、会社の運用によって変わります。ここでは判断の仕方と、混同されやすい用語の整理をします。

事後に有給へ振り替えられるかは就業規則による

年次有給休暇は、労働者が取得したい時季を指定して請求するものです。会社側には時季変更権がありますが、これが認められるのは年度末の繁忙期や請求が集中した場合など、限られた状況です。

つまり年次有給休暇は、本来事前に時季を指定して取得する制度です。当日欠勤したあとに年次有給休暇へ振り替えることを認めるかどうかは、法律が定めているわけではなく、会社の運用に委ねられています。

事後申請を認めている職場も多い一方、原則として認めない職場もあります。まずは就業規則の年次有給休暇の項を確認し、記載がなければ管理者に確認します。

なお、令和7年就労条件総合調査では、労働者1人平均の年次有給休暇の取得率は66.9%でした。産業別に見ると医療・福祉は68.4%で、全産業平均をやや上回っています。

欠勤扱いになった場合の給与

年次有給休暇を使わず欠勤扱いになった場合は、働かなかった時間分の給与が支払われないことがあります。これを「欠勤控除」といいます。働いていない時間分を給与から差し引くもので、懲戒として給与を減らす「減給」とは意味が異なります。

一方、減給の制裁は、すでに働いた分の給与から、懲戒処分として一定額を差し引くものです。労働基準法第91条では減給できる額に上限があり、1回につき平均賃金1日分の半額まで、さらに1回の給与支払期間における減給の総額は、賃金総額の10分の1までと定められています。

当日欠勤によって給与が減っていた場合は、まず給与明細を確認してみましょう。欠勤した時間に応じた控除なのか、それとは別に減給されているのかによって扱いが異なります。

なお、体調不良で休んだときに利用できる病気休暇制度を設けている職場もあります。ただし、すべての職場にある制度ではないため、年次有給休暇を使うか、欠勤として扱われるケースもあります。勤務先の就業規則を確認しておくと安心です。

皆勤手当や評価への影響

皆勤手当は、一定期間を欠勤なく勤務したことを支給要件とする手当です。欠勤があって要件を満たさなくなり不支給となる場合は、賃金を減額する制裁とは性質が異なります。

ただし、欠勤日数に見合わない大幅な減額や、手当の名目で実質的に懲戒として賃金を減らす運用は、減給の制裁として上限規制の対象となる可能性があります。

人事評価への影響も職場ごとに異なります。回数や理由を問わず一律に評価を下げる運用もあれば、正当な事由の欠勤は考慮する運用もあります。気になる場合は、就業規則の賃金や評価に関する規定を確認しておくと見通しが立ちます。

参考：栃木労働局「年次有給休暇（第39条）」 ／ 山梨労働局「制裁！」 ／ 厚生労働省「令和７(2025)年就労条件総合調査　結果の概況」

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欠勤したあとにやること

連絡をして終わりではありません。復帰までを一連の流れとして考えると、職場との関係も自分の体調管理もうまくいきます。

復帰した日に報告と謝意を伝える

出勤したら、まず上司と、当日フォローに入ってくれた人に一言伝えます。長い説明は必要ありません。体調が戻ったこと、対応してもらった礼、この2点で十分です。

引き継いだ業務がどうなったかも確認します。休んでいる間の経過を把握しておかないと、同じ確認を利用者さんや患者さん、取引先に繰り返すことになります。

診断書の提出を求められた場合

診断書の提出を求めるかどうかは、会社の規定によります。1日の欠勤で求められることは多くありませんが、連続して休んだ場合や、感染症が疑われる場合には提出を求められることがあります。

診断書の発行費用は自己負担になるのが一般的です。金額は医療機関によって異なります。提出を求められたら、様式の指定があるか、費用を会社が負担するかを先に確認しておくと二度手間になりません。

休みが延びる場合の連絡

当日の連絡で「明日は出勤できると思います」と伝えていても、翌朝になっても体調が戻らないことはあります。その場合は、始業前にあらためて職場へ連絡しましょう。

前日に一度伝えていても、翌日の出勤可否が変わった場合は再度連絡することが大切です。職場側もその連絡をもとに、必要に応じて人員配置や業務の調整を行います。

なお、業務外の病気やけがで連続する3日間を含んで4日以上仕事を休み、その間の給与が支払われない場合は、健康保険の傷病手当金の対象になり得ます。1日あたりの支給額は、支給開始日以前12か月間の標準報酬月額の平均額を30日で割った額の3分の2に相当する額です。休みが長引きそうなときは、加入している健康保険の窓口に確認します。

参考：全国健康保険協会「病気やケガで会社を休んだとき（傷病手当金）」

当日欠勤が続くときに考えたいこと

当日欠勤が月に何度も続くようになったら、休み方の問題ではなく、その手前にある原因を見たほうが解決に近づきます。

心身の不調が背景にある場合

朝になると起きられない、出勤しようとすると体調が崩れるという状態が続く場合は、心身からのサインである可能性があります。

令和7年の労働安全衛生調査では、現在の仕事や職業生活で強い不安・悩み・ストレスを感じる労働者は67.5%でした。その内容は仕事の量が39.5%で最も多く、次いで対人関係（セクハラ・パワハラを含む）が32.9%、仕事の質が30.7%と続きます。人間関係よりも仕事の量を挙げる人のほうが多いという結果です。

また、メンタルヘルスの不調により連続1か月以上休業した人や退職した人がいた事業所の割合は、全産業で13.5%、医療・福祉では16.8%でした。

体調不良が続く場合は、自己判断で様子を見るよりも、まず医療機関を受診します。

職場に産業医や相談窓口があれば、そちらを利用する方法もあります。

職場の体制や人員配置が原因の場合

慢性的に人員が足りず、誰かが休むと現場が回らないという状態では、体調を崩す前から無理が積み重なっています。この場合、本人の心構えでは解決しません。

まずは上司に業務量や勤務時間の調整を相談します。話が進まない、あるいは相談できる相手がいない場合は、各都道府県の労働局や労働基準監督署などに設置されている総合労働相談コーナーで、無料で相談できます。

働き方や職場環境そのものが合っていないと感じるなら、職場を変えることも選択肢の一つです。ただし、体調を崩している最中の判断は視野が狭くなりがちです。

まず体調を戻し、原因が職場側にあるのか自分の働き方にあるのかを整理してから動くほうが、結果的に納得できる選択になります。

参考：厚生労働省「令和７年　労働安全衛生調査（実態調査）　結果の概況」 ／ 厚生労働省「総合労働相談コーナーのご案内」

まとめ

当日欠勤の連絡は、理由を飾ることよりも、必要な情報を漏れなく伝えることが要点です。「症状・状況」「本日の出勤可否と復帰の見込み」「引き継ぐ業務」「次に連絡できる時間」の4つが揃えば、短い電話でも連絡として成立します。

理由によっては、生理休暇、子の看護等休暇、介護休暇といった法律上の制度を使える場合があります。忌引きは法定の休暇ではなく、就業規則の特別休暇として扱われます。

シフト制の職場では、連絡先がその日の責任者であったり、代替要員の調整を本人が行うルールだったりします。夜勤や早番は連絡すべき時間帯も変わります。これらは体調を崩してから調べるものではなく、平時に確認しておく事項です。

給与の扱いでは、働かなかった分が支払われない欠勤控除と、懲戒として賃金を減らす減給の制裁は別物です。事後に年次有給休暇へ振り替えられるかどうかも含め、就業規則を一度確認しておくと、いざというときに慌てずに済みます。

当日欠勤が続くようであれば、休み方ではなくその背景に目を向けてください。体調の問題であれば受診を、職場の体制の問題であれば相談や環境を変えることを、順に検討していきましょう。