履歴書はコピー用紙だとだめ？印刷に向く用紙とコンビニ印刷のやり方

履歴書を仕上げて、いざ印刷という段になって「家にあるのはコピー用紙だけだけど、これで出していいの？」と手が止まる。医療職の転職では、履歴書を紙で持参・郵送する場面がまだ多く残っています。

この記事では、コピー用紙で印刷して問題ないのかという結論から、紙の厚さの見分け方、A4とB5のどちらを選ぶか、コンビニのマルチコピー機での印刷手順、印刷後に確認したい点までまとめました。

履歴書はコピー用紙で作成しちゃダメ？

「コピー用紙はだめ」と書かれた情報を見かけますが、印刷する紙としてのコピー用紙と、手書きの履歴書をコピー機で複写して出すことは、まったく別の話です。前者は問題なく、後者は避けたほうがいい行為です。

印刷用紙としては問題にならない

厚生労働省が公開している履歴書の様式例は、PDFとExcelでダウンロードできる形で配布されています。栃木労働局の案内には「ご自宅のパソコンやコンビニで印刷できます」と書かれていて、自宅プリンターやコンビニでの印刷が前提になっています。

コンビニのマルチコピー機に入っている「普通紙」は、いわゆるコピー用紙です。公的機関が案内している印刷方法そのものがコピー用紙を使うのですから、紙質を理由に書類選考で落とされることはまず考えにくいところです。

薄さと裏抜けで印象が変わる場合

とはいえ、紙が薄いと見え方は変わります。一般的なコピー用紙は薄手で、光にかざすと裏面の文字がうっすら透けます。これを裏抜け（裏写り）と呼びます。

A3の見開きで印刷したり、両面に印刷したりすると、この透けが目立ちやすくなります。採用担当者が何十枚もの応募書類をめくるとき、手に取ったときのコシの有無は意外と記憶に残ります。紙の厚さで評価が決まるわけではありませんが、気になるなら少し厚い紙に替えるだけで解決します。

手書きの履歴書をコピーして出すのは別の問題

一方、手書きで書いた履歴書をコピー機で複写し、その複写を提出するのは避けましょう。提出するのは原本というのが応募書類の基本で、複写だと「同じものを何か所にも送っている」と受け取られかねません。

コピー機を通すと、紙の端に影が出たり、濃淡がまだらになったり、細かい黒点が乗ったりします。手書きの文字は特にかすれやすく、せっかく丁寧に書いても読みにくい書類になります。

手元に控えを残したいときは、コピーのほうを自分用にしておくと安心です。

参考：栃木労働局「履歴書様式例（厚生労働省）」

履歴書の印刷に向いている用紙

紙選びでつまずくのは、「上質紙がおすすめ」と言われても、売り場に並ぶどの紙がそれに当たるのか分からないからです。判断の軸になるのは紙の名前ではなく、坪量（g/㎡）という数値です。1平方メートルあたりの紙の重さを表したもので、パッケージや商品説明に必ず書かれています。

上質紙

上質紙は「厚い紙」の呼び名ではありません。化学パルプ100%で作られた紙の種類を指す区分で、厚さは製品ごとに選べます。日本製紙の上質紙「しらおい」を例にとると、薄いものは一般的なコピー用紙より薄いくらいです。

上質紙の良さは厚みではなく、文字のくっきりさと裏の透けにくさにあります。白色度と不透明度が高く保たれているためです。ただし「上質紙」とだけ書かれた商品を買っても薄い場合があるので、坪量の数字まで確認してから選びましょう。

履歴書専用の印刷用紙

文具店や家電量販店には「履歴書用紙」「就活用紙」といった名前で、あらかじめA4やB5にカットされた印刷用紙が売られています。坪量が厚めに設定されていて、サイズを選ぶ手間もかからないのが利点です。

枚数あたりの単価はコピー用紙よりかなり高くなります。応募先が1〜2か所なら気になりませんが、同時に何か所も受けるなら、上質紙をまとめ買いしたほうが安く済みます。

コピー用紙を使う場合の厚さの目安

手持ちのコピー用紙を使うなら、坪量を見て判断します。一般的なコピー用紙は坪量64g/㎡前後で、紙の業界で使われる四六判55kgと同じ厚さです。

厚みを足したいなら、四六判70kgにあたる81.4g/㎡あたりから、手に取ったときのコシが変わります。さらに厚い104.7g/㎡（四六判90kg）になると、履歴書専用紙に近い感触です。

参考：日本製紙グループ「上質紙しらおい」

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履歴書を印刷する用紙サイズ

厚生労働省の履歴書様式例は、A3版とA4版の2種類が用意されています。どちらもPDFとExcelがあり、ハローワークインターネットサービスからダウンロードできます。自宅のプリンターが対応するサイズに合わせて選べばかまいません。

A4（見開きA3）

現在の主流はA4サイズです。A3用紙1枚に印刷して中央で二つ折りにすると、見開きA4の履歴書になります。職務経歴書や送付状もA4で作ることが多いので、応募書類一式のサイズが揃うのが利点です。

自宅のプリンターがA4までしか対応していない場合は、A4版の様式を使ってA4用紙2枚に分けて印刷します。2枚になっても失礼には当たりません。コンビニのマルチコピー機ならA3に対応しているので、見開きで1枚に収めたいときはそちらを使う手もあります。

B5（見開きB4）

以前はB5サイズ（見開きB4）の履歴書が広く使われていました。市販の履歴書にB5判が残っているのはその名残です。

今は他の応募書類がA4で統一されることが多く、B5だと書類の大きさがちぐはぐになります。指定がなければA4を選ぶのが無難です。手書き用に買った市販の履歴書がB5だった場合は、そのまま使って問題ありません。

応募先から指定がある場合

求人票や募集要項に「A4サイズでご提出ください」といった記載があれば、その指定が優先されます。医療機関によっては独自の履歴書様式を配布していることもあり、その場合は様式ごと指定に従います。

指定が見当たらないときは、応募先に問い合わせるより、A4で揃えて提出するほうが早く進みます。

参考：ハローワークインターネットサービス「履歴書・職務経歴書の書き方」

コンビニで履歴書を印刷する方法

自宅にプリンターがなくても、コンビニのマルチコピー機で印刷できます。方法はUSBメモリなどの記録メディアを持ち込む方法と、インターネット経由でファイルを登録する方法の2通りです。店頭での操作時間を短くしたいなら後者が向いています。

セブン-イレブン

セブン-イレブンでは「ネットプリント」というサービスを使います。会員登録なしで使えるかんたんnetprintは印刷期限が1日、登録して使うネットプリントは30日です。登録すると予約番号が発行されるので、店頭のマルチコピー機に入力すれば印刷が始まります。

ファイルを先に登録しておけば、店頭でする操作は予約番号の入力と枚数の確認だけです。履歴書なら白黒で十分なので、カラーの設定は必要ありません。

ファミリーマート・ローソン

ファミリーマートとローソンにはシャープのマルチコピー機が設置されていて、「ネットワークプリント」から印刷します。ポプラグループとミニストップでも同じサービスが使えます。

会員登録なしでもPDFとWordファイルを登録でき、発行されたユーザー番号を店頭で入力する流れです。会員登録するとExcelとPowerPointにも対応します。用紙は普通紙のB5・A4・B4・A3で、料金もセブン-イレブンと同じです。

上質紙を持ち込めるか

厚い紙を持参して印刷したくなりますが、マルチコピー機への用紙の持ち込みはできません。セブン-イレブンの公式FAQには「マルチコピー機では指定以外の用紙はご利用いただけません」と明記されています。紙詰まりや故障を防ぐため、テスト済みの用紙だけを使う運用になっているためです。

ローソンでも持ち込みはがきは使えないと案内されています。店舗や機種によって対応が違うのではなく、どのチェーンでも備え付けの用紙を使う前提です。

紙にこだわりたいなら、自宅のプリンターか、用紙を指定できるネット印刷サービスを使いましょう。

参考：セブン‐イレブン「持ち込み用紙にコピーはできますか？」 ／ ローソン「新型マルチコピー機について」

自宅のプリンターで印刷するときの設定

同じデータでも、プリンターの設定ひとつで仕上がりは変わります。設定を確認せずに印刷すると、文字がかすれたり、枠が縮んで写真欄と証明写真のサイズが合わなくなったりします。

用紙種類と印刷品質の設定

印刷画面のプリンター設定で、用紙種類を実際にセットした紙に合わせます。厚い紙を普通紙の設定のまま印刷すると、インクやトナーの定着が甘くなって擦れの原因になります。厚紙を使うなら「厚紙」を選び、手差しトレイから1枚ずつ給紙しましょう。

印刷品質は初期設定が「標準」や「はやい」になっていることが多いので、「きれい」「高品質」に切り替えます。インクジェットでは、この設定だけで文字の輪郭がはっきりします。

PDFに変換してから印刷する

WordやExcelのまま印刷すると、パソコンにないフォントが別のフォントに置き換わり、文字が枠からはみ出すことがあります。PDFに変換してから印刷すればレイアウトが固定されるので、画面で見たとおりに刷れます。

WordもExcelも「名前を付けて保存」でPDF形式を選べます。コンビニのマルチコピー機でもPDFのほうが崩れにくく、一度PDFにしておけば自宅でもコンビニでも同じ仕上がりになります。

拡大縮小をかけない

印刷設定には「用紙サイズに合わせる」「ページに合わせる」といった項目があり、ここが有効だと原寸より数%小さく印刷されます。倍率は100%（実際のサイズ）に設定しましょう。

縮小されると、写真欄の枠が証明写真より小さくなって、貼ったときに枠からはみ出します。印刷後に定規で写真欄を測るか、実際の証明写真を当ててみると確実です。

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印刷後に確認すること

印刷が終わったら、そのまま封筒に入れずに1枚ずつ確認します。刷り直しは紙とインクさえあればすぐできますが、提出後には直せません。

文字のかすれと裏抜け

まず明るい場所で全体を見て、文字のかすれ、横方向のスジ、インクのにじみがないかを確認します。レーザープリンターでトナーが減っていると、印刷面の一部だけ薄くなることがあります。

裏抜けは、紙を照明にかざすと分かります。裏面の文字が読める程度に透けているなら、もう少し厚い紙に替えるか、片面印刷に切り替えると落ち着きます。

証明写真を貼る位置

厚生労働省の履歴書様式例には、写真について「本人単身胸から上」「裏面のりづけ」と注意書きが入っています。写真欄の枠に合わせて、はみ出さないように貼ります。

写真データを履歴書に貼り付けて一緒に印刷する方法もありますが、家庭用プリンターの普通紙だと肌の色が沈んで暗く見えがちです。写真店やコンビニの証明写真プリントで出したものを貼るほうが、仕上がりは安定します。写真の裏面に氏名を書いておくと、万一はがれたときに探してもらえます。

折り目とクリアファイル

A3の見開きで印刷した場合は、中央で二つ折りにします。それ以外の折り目はつけません。郵送するときも、三つ折りにせずA4がそのまま入る角形2号の封筒を使います。

書類はクリアファイルに挟んでから封筒に入れると、輸送中の折れや雨濡れを防げます。持参するときも同じで、かばんの中で角が折れるのを防げます。

まとめ

履歴書をコピー用紙に印刷すること自体は問題ありません。厚生労働省の様式例も自宅やコンビニでの印刷を前提に配布されています。避けたいのは、手書きした履歴書をコピー機で複写して、その複写のほうを提出することです。

紙にこだわるなら、上質紙かどうかより坪量を見ます。一般的なコピー用紙は64g/㎡前後で、81.4g/㎡あたりから手応えが変わります。サイズは指定がなければA4、コンビニで印刷するならPDFにしてネット経由で登録しておくと店頭が早く済みます。

印刷後はかすれと裏抜けを確認し、写真は枠に合わせて貼れば完成です。紙の準備が整ったら、あとは中身。志望動機や職歴の書き方に迷ったら、見本を見ながら仕上げていきましょう。