退職証明書はいつもらえる？発行のタイミングと請求方法・離職票との違い

転職先から「退職証明書の提出」を求められたものの、いつもらえるのか、どう請求すればよいのか分からず不安に感じていませんか？

退職証明書は退職者全員に自動で渡される書類ではなく、必要な人が会社へ請求して受け取るものです。

この記事では、退職証明書がもらえるタイミングや請求の流れ、記載される内容、混同しやすい離職票との違いまで、はじめての方にも分かりやすく整理します。

急ぎでほしいときのコツや、会社が発行してくれないときの対処法も解説するので、退職・転職の手続きをスムーズに進めたい方はぜひ参考にしてください。

退職証明書とは？

退職証明書とは、労働者が会社を退職した事実や、在籍中の業務内容・賃金などを証明する書類です。労働基準法第22条により、退職した労働者が請求した場合、会社は退職証明書を交付する義務があります。

転職先への提出や、国民健康保険・国民年金への切り替え手続きなど、退職したことを公的に示す場面で使われます。

ここで押さえておきたいのは、退職証明書は退職者全員に自動で発行される書類ではないという点です。会社が退職時に何もいわなくても違反ではなく、必要な人が自分で請求してはじめて受け取れます。「もらっていない」と焦る前に、まず自分から会社へ請求する必要があると理解しておきましょう。

参考：e-Gov法令検索「労働基準法」 ／ 栃木労働局「退職時の証明（第22条）」

退職証明書はいつもらえる？

結論からお伝えすると、退職証明書は退職日以降に会社へ請求すれば、即日〜1週間程度で受け取れるのが一般的です。

労働基準法では、労働者から請求があった場合、会社は「遅滞なく」交付しなければならないと定められています。具体的な日数までは法律で決められていませんが、書類を作成する手間を考えても、数日から長くても1週間ほどで手元に届くケースが多いといえます。

注意したいのは、退職前に申請しても、発行そのものは退職日以降になる点です。退職証明書は「退職した事実」を証明する書類のため、まだ在籍している段階では発行できません。

転職先への提出期限が決まっている場合は、退職日が来たらすぐに請求できるよう、あらかじめ会社の担当者へ伝えておくとスムーズです。

参考：栃木労働局「退職時の証明（第22条）」 ／ ハローワークインターネットサービス「雇用保険の具体的な手続き」

退職証明書がもらえるまでの流れ

退職証明書を受け取るまでの流れは、大きく3つのステップに分けられます。基本的には退職後、または退職日以降の発行を前提に、会社の人事・総務へ依頼する形になります。

会社によって申請方法が異なるため、事前に手順を確認しておくと安心です。

退職の意思を伝える

まずは会社に退職の意思を伝え、退職日を確定させます。退職証明書は退職の事実を前提とした書類のため、退職が正式に決まっていることが受け取りの出発点になります。

このタイミングで、退職証明書が必要になりそうだと分かっている場合は、担当者に「退職後に退職証明書をお願いしたい」と一言添えておくと、その後の手続きがスムーズです。

会社に発行を依頼する

退職日以降、人事・総務の担当者へ退職証明書の発行を依頼します。このとき大切なのが、記載してほしい項目を具体的に伝えることです。

退職証明書は、本人が請求した事項だけを記載する決まりになっているため、「在籍期間と業務内容を記載してほしい」など、用途に合わせて必要な項目を伝えましょう。

転職先から様式や記載事項を指定されている場合は、その内容をそのまま担当者に共有すると間違いがありません。

発行・受け取り

依頼後、会社が退職証明書を作成し、手渡し・郵送・PDFなどの方法で交付します。受け取り方法は会社によって異なるため、どの方法になるか、いつ頃受け取れるかを確認しておきましょう。

郵送の場合は届くまでに数日かかることもあります。提出期限が迫っているときは、PDFなど早く受け取れる方法を相談するとよいでしょう。

参考：厚生労働省「確かめよう労働条件（退職時の証明）」

退職証明書を急ぎでほしいときのポイント

転職先の入社日や社会保険の手続き期限が迫っているなど、急ぎで退職証明書が必要になることもあります。少しでも早く受け取るために、次のポイントを押さえておきましょう。

特に大切なのは、いつまでに必要かを最初にはっきり伝えることです。会社側も期限が分かれば優先して対応しやすくなります。

それでも入社日までに間に合わないときは、退職証明書の代わりになる書類がないか転職先に相談する方法もあります。あきらめる前に、まずは早めに動くことが大切です。

退職証明書はいつまで請求できる？

退職証明書を請求できるのは、退職日から2年以内です。これは労働基準法上の時効によるもので、2年以内であれば会社は退職証明書の発行に応じる義務があります。再発行や複数回の請求にも対応してもらえます。

一方で、2年を過ぎると会社の発行義務はなくなります。退職から時間が経つと、当時の担当者がいなくなったり、記録の確認に時間がかかったりすることもあります。

将来的に必要になりそうな場合は、退職のタイミングで早めに請求しておくと安心です。

参考：e-Gov法令検索「労働基準法」 ／ 厚生労働省「確かめよう労働条件（退職時の証明）」

退職証明書に記載される内容

退職証明書に記載できる事項は、労働基準法で次の5つと定められています。

これら5つのうち、本人が請求した項目だけが記載される決まりです。労働者が請求していない事項を、会社が勝手に書き加えることはできません。たとえば「在籍期間だけを証明してほしい」と請求した場合は、賃金や退職理由は記載されません。

この仕組みは、退職理由など本人が知られたくない情報が、意図せず転職先などに伝わってしまうのを防ぐためのものです。必要な項目だけを選んで請求できると覚えておきましょう。

参考：栃木労働局「退職時の証明（第22条）」 ／ 厚生労働省「確かめよう労働条件（退職時の証明）」

退職証明書と離職票の違い

退職証明書とよく混同されるのが離職票です。名前も役割も似ているようで、発行する人も使う目的も異なります。

退職証明書は、会社が労働基準法に基づき本人の請求で発行する書類で、転職先への提出や社会保険の手続きに使います。一方の離職票は、会社がハローワークに届け出たうえで、ハローワークが発行する書類で、主に失業給付（基本手当）の申請に使います。

離職票は、会社が退職日の翌日から10日以内にハローワークへ届け出る流れになっているため、手元に届くまで2〜3週間程度かかるのが一般的です。すぐに受け取れる退職証明書とは、発行者もタイミングも異なると理解しておきましょう。

失業給付の手続きや退職後の保険・年金の切り替えについては、こちらの記事もあわせてご覧ください。

参考：ハローワークインターネットサービス「雇用保険の具体的な手続き」 ／ 栃木労働局「退職時の証明（第22条）」

退職証明書がもらえないときの対処法

会社に退職証明書を請求したのに発行してもらえない、なかなか出してもらえないというケースもあります。

退職証明書の発行は法律上の義務であり、正当な理由なく拒否したり遅らせたりすることは労働基準法違反にあたります。次の順番で対応していきましょう。

会社に発行義務があることを伝える

まずは、退職証明書の発行が労働基準法第22条で定められた会社の義務であることを、あらためて担当者に伝えましょう。担当者が制度を正しく理解しておらず、「発行できない」と思い込んでいるだけの場合もあります。

義務であることを冷静に伝えるだけで、対応してもらえるケースも少なくありません。口頭で難しいときは、メールなど記録が残る形で依頼するとよいでしょう。

労働基準監督署に相談する

会社に伝えても発行してもらえない場合は、勤務先を管轄する労働基準監督署に相談します。退職証明書の交付を正当な理由なく拒む行為には、30万円以下の罰金が定められています。労働基準監督署から会社へ指導が入ることで、発行につながることがあります。

相談の際は、いつ・どのように請求し、どう断られたかを整理しておくと、話がスムーズに進みます。それでも解決しない場合は、弁護士など専門家に相談する方法もあります。

他の書類で代替できないか確認する

発行を待つ間に転職先の入社日が迫っているときは、退職証明書の代わりになる書類がないか転職先に確認しましょう。

在籍や退職の事実は、離職票・源泉徴収票・雇用契約書などでもある程度確認できます。転職先が求めている情報によっては、これらの書類で代替できる場合もあります。まずは「退職証明書が間に合わないので、他の書類で対応できないか」と相談してみましょう。

参考：e-Gov法令検索「労働基準法」 ／ 厚生労働省「確かめよう労働条件（退職時の証明）」

退職証明書に関するよくある質問

最後に、退職証明書についてよく寄せられる質問にお答えします。退職時には退職証明書のほかにも受け取る書類があるため、あわせて確認しておきましょう。

退職前に退職証明書はもらえる？

退職前に退職証明書を受け取ることはできません。退職証明書は「退職した事実」を証明する書類のため、発行は退職日以降になります。

ただし、在籍中でも会社に対して「退職後に発行してほしい」と事前に依頼しておくことは可能です。なお、退職前に労働条件などの証明が必要な場合は、退職証明書とは別に「解雇理由証明書」などが用意されている場面もあります。

退職証明書の発行にお金はかかる？

退職証明書の発行手数料について、法律で「無料にしなければならない」と定められているわけではありません。ただし、実際には会社が無料で発行するのが一般的です。

郵送を希望する場合の郵送費など、一部実費を求められることはあります。費用が気になる場合は、依頼する際に確認しておくと安心です。

退職証明書は転職先に必ず提出しないといけない？

退職証明書の提出が必要かどうかは、転職先の方針によって異なります。提出を求められた場合は用意する必要がありますが、すべての企業で必須というわけではありません。

転職先が在籍確認や退職の事実確認のために求めるケースが多いため、指示された記載項目に合わせて請求しましょう。求められていないのに無理に用意する必要はありません。

まとめ

退職証明書は、退職した事実や在籍中の業務内容などを証明する書類で、労働基準法に基づき本人が請求すれば会社に発行義務があります。退職日以降に請求すれば即日〜1週間程度で受け取れるのが一般的で、請求できるのは退職日から2年以内です。

記載されるのは本人が請求した項目だけで、必要な内容を具体的に伝えることが大切です。

ハローワークが発行する離職票とは、発行者もタイミングも用途も異なります。もし会社が発行してくれない場合も、発行義務を伝える・労働基準監督署に相談するといった手段があります。

急ぎのときは早めに請求し、間に合わないときは代替書類を転職先に相談しながら、退職・転職の手続きを落ち着いて進めていきましょう。