仕事を休む理由と報告の仕方｜当日・事前の伝え方とシフト交代の調整手順

朝起きたら熱がある、子どもが保育園に行けない。そんな日に、仕事を休む理由をどう伝えればいいか迷った経験はありませんか？ 医療・介護の職場はシフトで人数が決まっているため、休む理由を伝えるだけでなく、自分が抜けた分を誰がどう埋めるかまで考える必要があります。

この記事では、当日・事前それぞれの休む理由と伝え方、有給休暇を取るときの理由の扱い、シフト制の職場で休むときの調整手順をまとめました。

【当日】仕事を休む理由と伝え方

当日の休みは、始業前に電話で「理由」「今の状態」「次にいつ連絡するか」をまとめて伝えるのが基本です。 理由は事実をそのまま短く伝えれば十分で、上司が納得しそうな言い訳を考える必要はありません。

理由によっては、年次有給休暇とは別に法律で決められた休暇を使える場合もあります。

発熱・体調不良

体調不良は、休む理由として最も伝えやすいものです。 熱があるなら体温を、ほかの症状があればその内容を、そのまま伝えれば足ります。

医療・介護の職場では、体調が悪いまま出勤すると患者さんや利用者さんにうつすおそれがあります。 無理に出るより、早めに連絡して休むほうが職場にとっても助かります。 受診する予定があれば、結果を連絡する時間まで添えると、上司がその後のシフトを組み直しやすくなります。

感染症の疑い

インフルエンザや新型コロナ、感染性胃腸炎などが疑われるときは、自己判断で出勤せず、まず職場に症状を伝えて指示を受けましょう。 何日休むかは法律で一律に決まっているわけではなく、勤務先の院内感染対策の規定によって基準が違います。

本人に症状がなくても、同居の家族が感染した場合に出勤を控えるかどうかを決めている職場もあります。 「家族がインフルエンザと診断されました。私は今のところ症状はありません」と事実を伝え、判断を仰ぐのが確実です。

家族の急な体調不良

家族の急病や病院への付き添いで休むときは、「家族が急に体調を崩し、病院に付き添うため」と伝えれば十分です。 病名や詳しい経過まで話す必要はありません。

介護が必要な家族の通院の付き添いなどは、育児・介護休業法の介護休暇の対象です。 年次有給休暇とは別の休暇なので、有給を残しておきたい場合は職場の就業規則で申し出の方法を確認しておきましょう。

子どもの発熱や保育園からの呼び出し

子どもの発熱は前もって分からないため、朝に気づいたら始業前に、勤務中に保育園から呼び出されたらすぐに上司へ事情を伝えて早退の段取りをつけます。 勤務中の呼び出しなら、担当している患者さんや利用者さんの状況を近くのスタッフに伝えてから職場を離れると安心です。

小学校3年生修了までの子どもの看病には、子の看護等休暇が使えます。 2025年4月からは、感染症による学級閉鎖で子どもの世話をするときも対象になりました。 時間単位でも取れるので、呼び出しで早退する場合にも使えます。

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生理痛

生理痛で休むときは、「体調不良のため」と伝えても、「生理痛がひどいため」と伝えても構いません。 男性の上司に言いにくい場合は、体調不良と伝えれば十分です。

労働基準法では、生理日の就業が著しく困難な女性が休暇を請求したら、その日に働かせてはいけないと定めています（生理休暇）。 半日や時間単位で請求することもできるので、午前中だけ休んで午後から出勤するといった使い方もできます。

交通機関のトラブル

電車の運休や大雪で出勤できないときは、分かった時点で「〇〇線が運休していて、復旧の見込みが立っていません」と状況を伝えます。 遅れてでも出勤できそうなら、休むのではなく遅刻として連絡し、到着予定の時刻を伝えましょう。

病棟や施設は勤務の交代時間が決まっているため、到着が遅れると前の勤務帯の人が残って待つことになります。 到着時刻が読めない段階でも、まず一報を入れると、職場は残ってもらう人の手配を早めに始められます。

自宅の設備トラブル

水漏れや停電、鍵の故障など、業者の立ち会いが必要なトラブルも当日休む理由になります。 「自宅で水漏れが起き、業者の立ち会いが必要なため」と事実を伝えましょう。 修理が午前中で済みそうなら、半日だけ休む、遅れて出勤するといった方法を相談すると職場の負担を減らせます。

参考：厚生労働省「労働基準法のあらまし（生理休暇）」 ／ 厚生労働省「育児・介護休業法のあらまし」

【事前】仕事を休む理由と伝え方

予定が分かっている休みは、勤務表（シフト）が作られる前に希望を出すのがいちばんスムーズです。 勤務表が決まったあとの変更は、人の配置を組み直す必要があるため、自分で交代相手を探すよう求められる職場もあります。

通院・健康診断

通院や人間ドックで休むときは、「通院のため」「健康診断を受けるため」と伝えれば十分で、診療科や病名まで話す必要はありません。 定期的に通院している場合は、受診時間に合わせて半日休みや遅番に変えてもらうと、丸1日休まずに済みます。

子どもの学校行事

授業参観や運動会、入学式などの行事は、日程が早めに分かるので、勤務表の希望休で申し出ておきましょう。 「子どもの入学式に出席するため」のように、行事名をそのまま伝えれば問題ありません。

前述の子の看護等休暇は、2025年4月から子どもの入園式・卒園式・入学式への参列にも使えるようになりました。 授業参観や運動会などは、年次有給休暇や希望休で調整するのが一般的です。

法事・親族の葬儀

法事は日程が早めに決まるので、決まった時点で「祖父の三回忌の法要があるため」と伝えます。 親族の葬儀は急に決まることが多く、「祖母が亡くなり、通夜と葬儀に参列するため〇日まで休みます」と、休む期間まで伝えましょう。

忌引きなどの慶弔休暇は、法律で決められた休暇ではなく、職場ごとに対象の続柄や日数を決めています。 使えるかどうかは就業規則で確認し、制度がなければ年次有給休暇を使います。

公的手続き

役所での手続きや運転免許の更新は、平日にしかできないものも多く、年次有給休暇や半日休みを使うのが一般的です。 「役所で手続きがあるため」と伝えれば十分です。

選挙の投票や裁判員の仕事は、労働基準法第7条で、労働時間中に必要な時間を請求されたら会社は拒めないと定められています。 ただし、その時間に給与が出るかどうかは職場の判断によるため、就業規則で確認しておきましょう。

資格試験

認定資格や上位資格の試験は、日程が数か月前から分かるため、勤務表が作られる前に希望休を出しておくのが確実です。 試験の前日が夜勤にならないよう、あわせて相談しておくと当日に体調を整えやすくなります。

私用

人に話したくない用事や、理由をうまく説明しにくい用事は「私用のため」と伝えれば足ります。 勤務表を作る前に申し出ておけば、詳しい理由を聞かれることは多くありません。 年次有給休暇を使う場合は、そもそも理由を伝える義務がありません。

参考：厚生労働省「労働基準法」 ／ 厚生労働省「子の看護等休暇｜育児休業制度特設サイト」

有給休暇なら理由を伝える義務はない

年次有給休暇は労働基準法第39条で認められた労働者の権利で、何に使うかは原則として労働者の自由です。 法律に取得理由を会社へ申告する義務の定めはなく、具体的な理由が書かれていないことを理由に休暇を認めないことはできません。

休み方で迷ったときは、まず欠勤との違いを押さえておきましょう。

年次有給休暇と欠勤の違い

同じ「休み」でも、年次有給休暇と欠勤では給与や扱いが大きく違います。

当日の体調不良を、あとから年次有給休暇に振り替えられるかどうかは職場の規定によります。 欠勤のままにすると給与や手当に響くことがあるため、休んだあとに上司へ有給にできるか確認しておくと安心です。

会社が休む日を変えられるのは、その日に休まれると事業の正常な運営が妨げられる場合に限られます（時季変更権）。

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理由を聞かれたときの答え方

上司が理由を聞くのは、同じ日に休みの希望が重なったときに、誰の希望を優先するか判断するためであることが多いです。 答える義務はありませんが、嘘の理由をつくるより「私用のため」と答えるほうが安全です。

理由を詳しく話したくないときも、休む日をずらせるかどうかを一緒に伝えると、調整に協力する姿勢が伝わります。 法事や子どもの行事など、話しても差し支えない理由なら、短く伝えたほうが話が早く済みます。

有給休暇の取得率や、取りにくい職場での対処法は以下の記事で紹介しています。

参考：厚生労働省「年次有給休暇｜しっかり学ぼう！働くときの基礎知識｜確かめよう労働条件」 ／ 愛知労働局「年次有給休暇のポイント」

シフト制の職場で休むときに必要な調整

病棟や介護施設は「その日に何人いるか」で業務が回っているため、休みの連絡は代わりの人を確保するところまでがセットです。 連絡する相手、交代の頼み方、担当業務の申し送りまで押さえておくと、休むときの気まずさも減らせます。

始業前に誰へ連絡するか

連絡する相手は、勤務表を管理している人です。 病棟なら師長や主任、介護施設ならフロアリーダーや管理者など、人の配置を組み直せる立場の人に直接伝えましょう。

同僚に伝言を頼むと、上司に伝わるのが遅れたり、内容が正確に伝わらなかったりします。 上司が不在の時間帯は、その日のリーダーや夜勤者に連絡し、あとで上司にも報告するのが一般的です。

シフト交代の依頼の進め方

事前に分かっている休みで勤務表がすでに決まっている場合、交代相手を自分で探すよう求める職場もあります。 同僚に直接頼む前に、まず上司に休みたい日と理由を伝え、交代で対応してよいか了承を得ておきましょう。

交代相手は、同じ資格を持ち、リーダー業務や夜勤など同じ役割をこなせる人に頼むのが基本です。 当日の急な欠勤では、本人が同僚に頼んで回るより、上司が全体を見て調整するほうが早く確実です。

担当患者・利用者の申し送り

休みの連絡が済んだら、自分しか把握していない予定や情報を、代わりに入る人へ申し送ります。 電話で伝えきれないことは、職場の記録や決められた連絡手段に残しておきましょう。

患者さんや利用者さんの名前や病状を、個人のSNSやメッセージアプリで送るのは避け、職場が決めた方法で申し送るのが原則です。

感染症のときの出勤可否の確認

感染症にかかったときは、熱が下がっても自己判断で復帰せず、職場の規定に沿って出勤できるか確認します。 規定は職場ごとに違うため、上司や感染管理の担当者に次の点を確認しておきましょう。

休むときに避けたい伝え方

休むこと自体よりも、伝え方で職場の信頼を落としてしまうケースは少なくありません。 次の4つは、休む理由が正当でも印象を悪くしやすい伝え方です。

連絡をメールやSNSだけで済ませる

メールやメッセージは、相手が始業後まで見ない可能性があり、シフトの組み直しが間に合わないことがあります。 当日の欠勤は、電話で直接伝えるのが基本です。

職場がチャットでの欠勤連絡を認めている場合は、そのルールに沿って構いません。 電話がつながらないときはメッセージも残し、時間をおいてかけ直しましょう。

確認できる嘘をつく

親族の葬儀と偽ると、職場によっては慶弔休暇の申請で会葬礼状などの提出を求められることがあります。 「通院」と伝えた日に出かけた様子をSNSに投稿して、同僚の目に触れるケースもあります。

一度嘘が分かると、その後の休みの理由まで信じてもらいにくくなります。 年次有給休暇なら理由を伝える義務はないので、言いにくい用事は「私用のため」で十分です。

復帰の見込みを伝えない

上司は、休みの連絡を受けると、その日だけでなく翌日以降の勤務表も組み直す必要があります。 「明日の朝、受診の結果を見てまた連絡します」のように、復帰の見込みか、次に連絡する時間を伝えましょう。

休みが長引きそうなときは、休職や傷病手当金の手続きが必要になることもあります。

連絡を始業後に回す

連絡が始業後になると、前の勤務帯の人がその場で残業して穴を埋めることになります。 夜勤明けの人が残る形になりやすく、休むこと以上に職場の負担が大きくなります。

休むかどうか迷っている段階でも、「体調が悪く、出勤できるか判断がつかない状態です」と先に一報を入れておくと、職場は代わりの人を探し始められます。

まとめ

仕事を休む理由は、事実をそのまま短く伝えれば十分です。 医療・介護の職場では、理由の伝え方以上に、早めの連絡と代わりの人の確保、申し送りまでを済ませることが大切です。

まずは、自分の職場の就業規則で、欠勤の連絡方法や有給への振り替え、使える休暇の種類を確認しておきましょう。 人手が足りず休みを言い出しにくい状態が続いているなら、休みの取りやすさを基準に職場を見直すのも一つの方法です。