履歴書をメールで送る際の基本マナー｜件名・本文の例文とPDF変換・パスワードの判断

「履歴書をメールで送ってください」と言われたものの、件名や宛名の書き方、ファイルの形式が分からない方はとても多いです。

病院やクリニックへの応募でも、履歴書をメールで提出する場面は少なくありません。

この記事では、履歴書をメールで送るときの基本マナーと、状況別にそのまま使える例文、PDF変換やファイル名の付け方、パスワードを設定するかどうかの判断基準を紹介します。

履歴書をメールで送るときの基本マナー

履歴書をメールで送るときは、書類の中身と同じくらい「いつ・どのように送ったか」も見られています。 採用担当者は外来や病棟の業務と兼務している場合もあるため、読みやすく、すぐに対応できるメールを心がけましょう。

送信する時間帯

送信は、応募先の診療時間・営業時間内に届くようにするのが無難です。 深夜や早朝に届いたメールは、生活リズムや自己管理を心配されることがあります。

夜勤明けや休日にしか作業できない場合は、メールソフトの予約送信機能を使うと、書き上げた時間に関係なく日中に届けられます。 Gmail や Outlook には予約送信の機能があります。

依頼を受けてから送るまでの日数

応募先から提出を依頼されたら、当日か翌日中に送るのが基本です。 期限が指定されている場合は、その期限より前に余裕を持って送りましょう。

すぐに用意できない場合は、先に「〇日までにお送りします」と返信しておくと、応募先も予定が立てやすくなります。 返事がないまま数日空くと、入職意欲が低いと受け取られることがあります。

返信で送る場合の引用のルール

応募先から届いたメールに返信する形で履歴書を送る場合は、次の点を押さえておきましょう。

件名を勝手に変えると、応募先が過去のやり取りをたどりにくくなります。 担当者が複数の応募者とやり取りしている場合もあるため、件名の末尾に「（氏名）」を書き足す程度にとどめるのが無難です。

履歴書を送るメールの書き方

履歴書を送るメールは、「件名」「宛名」「本文」「署名」の4つで構成します。 それぞれに決まった型があるので、型に沿って書けば失礼になることはありません。

件名

件名は、開かなくても「誰が・何の用件で」送ったメールか分かるように書きます。 採用担当者の受信箱には業者の案内や院内の連絡も届くため、「よろしくお願いします」のような件名は埋もれてしまいます。

面接の日程が決まっている場合は、日付を件名に入れておくと担当者が照合しやすくなります。

宛名

宛名は「法人名→施設名→部署名→担当者名」の順に書きます。 法人名は「医療法人〇〇会」「社会福祉法人〇〇会」のように、（医）や（社福）と略さず正式名称で書きましょう。

医療機関への応募では、担当者名が分からないケースが少なくありません。 特に個人経営のクリニックや薬局では、求人票に院長名しか載っていないこともあります。

求人票に院長名しか載っていないクリニックでは、院長あてに送ってかまいません。 医師である院長には「様」より「先生」を使うのが一般的で、「院長」という役職名に「様」を重ねると二重敬称になります。 個人名を書くか迷う場合は、「採用ご担当者様」としておけば失礼にはなりません。

本文中で応募先を指すときの「貴院」「御院」の使い分けは、以下の記事で詳しく紹介しています。

本文

本文は「あいさつと名乗り→用件→添付ファイルの説明→結び」の順に書きます。 スマホでも読みやすいよう、2〜3文ごとに空行を入れるのがおすすめです。

添付ファイルの説明では、何を何点送ったかを書いておきましょう。 「履歴書（PDF）1点、職務経歴書（PDF）1点」のように書くと、担当者が添付漏れに気づきやすくなります。

自己PRや志望動機を本文に長く書く必要はありません。 それらは履歴書で伝わるので、本文は用件を簡潔に伝えることに集中します。

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署名

署名はメールの最後に入れる連絡先のまとまりです。 氏名（ふりがな）・住所・電話番号・メールアドレスを入れておくと、担当者が面接の連絡をするときに履歴書を開き直す手間が省けます。

転職活動で使うメールアドレスの選び方は、以下の記事で紹介しています。

【状況別】履歴書を送るメールの例文

履歴書を送るメールは、状況によって書き出しと用件が変わります。 氏名や施設名を入れ替えれば、そのまま使える例文を4つの状況別に紹介します。

求人に自分から応募するとき

求人サイトや病院のホームページを見て自分から応募する場合は、どの求人を見て応募したのかを最初に書くのがポイントです。 複数の職種を募集している病院では、職種や雇用形態まで書いておくと担当者が迷いません。

応募先から提出を依頼されたとき

電話や面接の日程調整の中で履歴書の提出を依頼された場合は、依頼への返信として送ります。 誰から・いつ依頼されたかを一文で添えると、担当者がすぐに状況を把握できます。

面接後に追加で提出するとき

面接のあとに「資格証のコピーも送ってください」「職務経歴書を追加でお願いします」と言われることもあります。 この場合は、面接のお礼を短く添えてから用件に入ります。

送付方法の指定がないとき

求人票に「履歴書をお送りください」とだけ書かれ、郵送かメールかの指定がない場合もあります。 メールアドレスが載っていればメールで送ってかまいませんが、原本の郵送が必要か確認する一文を入れておくと安心です。

履歴書ファイルの準備

メールで送る履歴書は、PDFに変換して送るのが基本です。 Word や Excel のままだと、相手のパソコンやスマホでレイアウトが崩れたり、内容を書き換えられたりするおそれがあります。

PDFに変換する方法

厚生労働省が作成した履歴書の様式例は、ハローワークインターネットサービスで Excel 版と PDF 版が公開されています。 Excel 版に入力して作った履歴書は、保存するときに形式を PDF に切り替えるだけで変換できます。

変換したら、PDFを一度開いて、文字切れや改ページのずれがないか確認しましょう。 Excel は印刷範囲の設定によって、1枚の履歴書が2ページに分かれてしまうことがあります。

ファイル名の付け方

ファイル名は「書類名_氏名_日付」の形にすると、担当者が保存したあとも誰の何の書類かすぐに分かります。

氏名が入っていないファイル名だと、ほかの応募者の書類と混ざってしまいます。 日付は作成日か送信日のどちらかにそろえましょう。

証明写真のデータの貼り方

写真館や証明写真機の中には、撮影した写真をデータで受け取れるサービスがあります。 スマホで撮影する場合は、無地の壁の前で、胸から上が写るように撮りましょう。

写真データは、Excel や Word の「挿入」から画像を選び、写真欄の枠に合わせて大きさを調整します。 縦横比を変えずに縮小するのがポイントで、角をドラッグせずに辺をつまんで伸ばすと顔が縦長や横長にゆがみます。

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スマホだけで作成して送る方法

パソコンがなくても、スマホで履歴書を作ってメールで送ることはできます。 Excel や Word のスマホアプリ、Google ドキュメントで様式に入力し、PDFとして書き出す流れが一般的です。

スマホで作る場合は、送信前に一度パソコンやタブレットの大きな画面で見え方を確認できると安心です。 スマホの画面では気づきにくい文字の重なりや、改行のずれが見つかることがあります。

完成した履歴書のPDFに問題がなければ、スマホで作ったか、パソコンで作ったかが相手に伝わることはありません。

看護師の履歴書の書き方や、封筒・添え状のマナーは以下の記事で紹介しています。

参考：ハローワークインターネットサービス「履歴書・職務経歴書の書き方」

履歴書ファイルにパスワードは設定すべき？

応募先から指定がなければ、パスワードは設定せずにPDFをそのまま添付して問題ありません。 指定がある場合は、その方法に従います。

パスワード付きZIPが推奨されなくなった理由

以前は、パスワード付きのZIPファイルを送り、続けて別のメールでパスワードを送る方法がよく使われていました。 この方法は、頭文字をとって「PPAP」と呼ばれています。

2020年11月には、内閣府と内閣官房で、ZIPファイルと同じ経路でパスワードを自動で送る方式の廃止が発表されました。 当時のデジタル改革担当大臣は、この方式を「セキュリティ対策の観点からも、受け取る側の利便性の観点からも、適切なものではない」と説明しています。

こうした理由から、パスワード付きZIPを受信しない設定にしている企業や団体もあります。 良かれと思ってかけたパスワードで、履歴書そのものが届かなくなるおそれがあるのです。

応募先から指定があった場合の送り方

応募先から「パスワードを設定して送ってください」と指定された場合は、指定どおりに送ります。 PDF自体にパスワードを設定する方法と、ZIPに圧縮してパスワードを付ける方法があるので、どちらが指定されているか確認しましょう。

パスワードの伝え方も、応募先の指定に従います。 特に指定がなければ、ファイルとは別のメールで、推測されにくいパスワードを知らせるのが一般的です。 生年月日や電話番号など、履歴書を見れば分かる数字はパスワードに使わないようにしましょう。

クラウドストレージで共有する方法

応募先から共有リンクでの提出を指定された場合や、ファイルが大きくて添付できない場合は、クラウドストレージを使う方法もあります。 Google ドライブや OneDrive にファイルを保存し、共有リンクをメール本文に貼って送ります。

参考：内閣府「平井内閣府特命担当大臣記者会見要旨 令和2年11月24日」

送信前のチェックリスト

履歴書のメールは、一度送ると取り消せません。 送信ボタンを押す前に、添付ファイル・宛先・本文の3点を確認しましょう。

添付漏れとファイルが開けるかの確認

「添付ファイルをお送りします」と書いたのに、ファイルが付いていないミスはよく起こります。 本文を書く前にファイルを添付しておくと、添付忘れを防げます。

添付したら、送信前にもう一度ファイルを開いて、最新版かどうかを確認しましょう。 修正前の古いファイルや、別の応募先あての履歴書を添付してしまうケースもあります。

宛先と敬称の確認

宛先のメールアドレスは、手入力せずに求人票や応募先のメールからコピーして貼り付けると、打ち間違いを防げます。 複数の医療機関に同時に応募している場合は、宛名の施設名と宛先のアドレスが一致しているかを特に注意して確認しましょう。

敬称も見落としやすいポイントです。 前述の宛名のルールに沿って、敬称が重なっていないか見直します。

本文の誤字と氏名の表記

本文は、送信前に声に出して読むと誤字や抜けに気づきやすくなります。 特に応募先の施設名や担当者名の漢字は、ホームページや求人票と一字ずつ照らし合わせると安心です。

自分の氏名も、履歴書・メール本文・署名・ファイル名で表記がそろっているか確認しましょう。 旧字体の漢字を使っている場合は、どちらかに統一しておきます。

まとめ

履歴書をメールで送るときは、書類の中身だけでなく、送る時間帯や件名、宛名の書き方まで見られています。 型に沿って書き、送信前にひと呼吸おいて確認すれば、失礼のないメールになります。

履歴書を送ったら、面接に向けた準備を進めていきましょう。 応募先選びや書類の添削に迷ったときは、転職エージェントに相談すると、医療機関ごとの提出方法の違いまで確認してもらえます。